广西大学二级学院本科教学类档案建档方案

教字[ 2002] 21号

为了加强本科教学类档案（以下简称教学档案）的管理工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学工作提供档案依据，特制定本方案。

一、教学档案建档的基本思路

1．教学档案是学院教学水平和教育质量的重要标志之一，是学院档案的主体。

2．学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等资枓均属教学档案。

3．学院教学档案要确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应在教学工作计划、教学管理制度、管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求、检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况、评审鉴定教学质量（教材、毕业设计（论文）、优秀教学成果等）与审查验收档案材料、上报评审材料（教师考核晋升、学生毕业等）与学校档案部门出具归档证明应有相应的同步要求。

5．学院明确一名领导分管教学档案工作，确定专人负责学院的教学档案整理保管。在业务上接受学校档案馆的指导，按学校要求向有关部门移交相关档案。

6．努力实现教学档案工作从经验管理向现代化管理转变。

7．教学档案工作列入学院规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

二、教学档案建档范围的确定

1．确定的原则

（1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。

（2）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2．归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、教学基本信息、专业与课程建设、招生、学籍管理、教学质量监控、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。

（2）归档的重点是学院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

三、教学档案的收集与归档流程

1．形成与积累

（1）学院在学年（学期）布置工作时，同时向教研室、教学办公室等部门和相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。

（2）教务处等部门学院发放各种教学材料表格、保存教学档案用的卷宗（袋）。

（3）学院有关人员按材料类别分别积累教学档案材料，并定期进行整理。

（4）归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。

（5）教学档案一般归档一份，重要的教学文件材料，各学院根据实际情况，酌加副本。

2．整理建档

（1）根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用考查进行建档。原则上相同内容的材料组成一卷（盒），便于利用。同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷（盒）；也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少者合组成一卷（盒）。

（2）建档材料应加制封面，注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位。卷（盒）内原则上建立材料目录，以便查找。卷（盒）上应标注编号，完整填写相应的栏目。

（3）各种文字材料大小均为16K（或A4）本，图件按此规格折叠。

（4）不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号。

（5）属专项档案的材料，已归于其他类档案的，应在教学建档的相应卷（盒）内注明去向或复制相应材料。

（6）打印件的建档材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。

（7）属手写的文字材料，填写过程中一律使用钢笔填写，并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得复写。

3．归档验收

（1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷（盒）内目录之前，学院主管领导签字确认。

（2）应向学校职能部门移交的教学方面档案，按有关规定执行。

四、教学档案工作岗位职责

1．学院主管领导职责

（1）制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

（2）加强与学校有关职能部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

（3）对本学院管理人员和专（兼）职教学档案管理员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

2．学院专（兼）职教学档案管理员职责

（1）做好本学院教学建档材料的形成积累工作。

（2）督促有关人员按时上交教学建档材料。

（3）将收集、积累的文件材料整理组卷（盒），做到组卷（盒）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐；及时向学校有关职能部门移交应交档案。

（4）做好存放在本学院的教学档案保管、利用等工作。

3．学院教研室主任职责

（1）负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计（论文）等，完整填写相应信息，向学院专（兼）职教学档案员移交。

（2）督促本教研室教师向学院上交各种业务档案。

附件：学院教学档案建档范围

学院教学档案建档范围

1．教学综合

1.1．教学工作“九五”、“十五”规划、各学期教学工作计划、总结（长期保存）；

1.2．学院领导有关教学报告、论文（从2001年起）；

1.3．学院有关教学的院务等会议记录（从2001年起）；

1.4．落实教育部4．5号文件及广西高等学校教学工作会议精神的有关材料；

1.5．学院投入教学的经费统计表及相关材料（含对新办专业的经费投入，从2001年起，每年统计一次）；

1.6．学院组织迎评创建工作材料（含迎评机构设置、迎评创建计划等）；

1.7．学院教学机构设置（相关文件）。

2．规章制度

2.1．学校、教务处等部门发的有关教学的条例、制度、规定（分类，长期保存）；

2.2．学院根据学校有关教学文件所制定的实施细则（分类，长期保存）。

3．专业及课程建设

3.1．学院本科专业沿革及现有本科专业一览表（分解放前、49-57年、58-66年、67-76年、77-96年、97-至今等几个阶段各列表统计）；

3.2．重点专业、课程建设材料（分校级、自治区级统计，从1997年起）；

3.3．教学改革项目材料（含项目申报、任务书、成果、鉴定报告等材料，分校级、省部级、国家级统计列表，从1997年起）；

3.4．教学改革项目获奖材料（从1997年起）；

3.5．各专业人才培养目标、培养规格、培养方式与途径的有关材料（从1997年起）；

3.6．新办专业一览表；

3.7．新办专业材料（含申报、批复、建设等）；

3.8．人才培养方案及教学内容体系改革的研究与实践相关材料；

3.9．双语教学计划、教学情况、双语教学授课一览表（含授课专业、课程名、教材、授课教师、占必修课比例等，从2001年起，每年统计一次）。

4．质量监控

4.1．学校教学质量监控制度及相关文件（长期保存）；

4.2．学院教学质量监控体系（长期保存）；

4.3．院领导听课评课记录（长期保存）；

4.4．教学信息反馈制度及相关材料（含教学督导制度、教学信息员制度等及工作情况，对各方反馈意见的整改措施落实情况及效果，长期保存）；

4.5．推荐新开课教师的相关材料（相关规定、执行情况等，长期保存）；

4.6．期中教学检查及总结等材料（长期保存）；

4.7．学生评价教师教学质量结果材料（从2001年起保存）；

4.8．教学管理软件、硬件配备、使用情况（从2001年起，每年统计一次）。

5．课程教学

5.1．课程教学有关的条例、制度、规定（如课堂教学规范、调课制度、课程辅导作业规范、实践性环节教学规范、课程考核规范等）；

5.2．教学大纲汇编（长期保存）；

5.3．课程简介汇编（长期保存）；

5.4．学院现开设课程一览表；

5.5．教学进度安排（长期保存）；

5.6．为全校开设的辅修、第二专业教学大纲；

5.7．学院的实习大纲、计划、总结（长期保存）；

5.8．调课记录（长期保存）；

5.9．课程考核记录（长期保存）。

6．试卷

6.1．试卷保存条例制度（长期保存）；

6.2．考后试卷（保存到学生毕业离校后一年）；

6.3．各学期课程的空白A、B试卷样卷及参考答案评分细则等（从2001年起）；

6.4．各课程的答卷情况分析表等（从2001年起）；

6.5．课程命题计划表（从2003年起）；

6.6．其他考核方式的材料（从2001年起）；

6.7．试卷（题）库一览表（含课程名称、适用专业及学生人数、在用或在建、来源等）。

7．毕业设计（论文）

7.1．毕业设计（论文）管理条例、规范及相关质量监控材料（长期保存）；

7.2．毕业设计（论文）工作安排及检查材料（从2001届起）；

7.3．毕业设计（论文）数据汇总（从2001届起）；

7.4．指导教师职称结构情况表（从2001届起）；

7.5．指导教师情况统计表（从2001届起）；

7.6．毕业设计（论文）选题及成绩汇总表（从2001届起）；

7.7．毕业设计（论文）成绩评定统计表（从2001届起）；

7.8．毕业设计（论文）总结及推优材料（从2001届起）；

7.9．毕业设计（论文）（长期保存）。

8．教学人员信息

8.1．教职工名册（从2001年起，每年统计一次）；

8.2．专任教师基本情况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.3．师资队伍结构状况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.4．在编教师学位状况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.5．在编教师年龄状况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.6．在编教师职称状况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.7．在编教师学缘状况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.8．有博士学位教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.9．在编教授名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.10．在编副教授名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.11．在编高级职称教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.12．学科带头人基本情况表；

8.13．学科梯队结构基本情况表；

8.14．特殊聘任的教师名单（如各学科指导委员会委员、学校聘请的专家委员等及聘书，从2001年起）；

8.15．师资流动情况统计（从2001年起，每年统计一次）；

8.16．接受毕业生、教师调入情况（从2001年起，每年统计一次）；

8.17．人员流出情况（从2001年起，每年统计一次）；

8.18．青年教师（35岁以下）名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.19．青年教师（35岁以下）具有研究生学历名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.20．青年教师（35岁以下）具有研究生学历人员所占比例状况表（从2001年起，每年统计一次）；

8.21．在读博士学位教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.22．在读硕士学位教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.23．主讲教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.24．符合岗位资格主讲教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.25．符合岗位资格主讲教师占主讲教师比例表（从2001年起，每年统计一次）；

8.26．55岁以下教授、副教授为本科生上课一览表（从2001年起，每年统计一次）；

8.27．外聘教师名单（从2001年起，每年统计一次）；

8.28．教学管理人员队伍职称结构（从2001年起，每年统计一次）；

8.29．教学管理人员队伍学历结构（从2001年起，每年统计一次）；

8.30、教学管理人员队伍年龄结构（从2001年起，每年统计一次）。

9．学生信息

9.1．在校生名册（长期保存）；

9.2．修读辅修、第二专业等学生一览表（从2001年起，每年统计一次）；

9.3．选修院级、校级选修课一览表（含课程名、人数、学生名单等，从2001年起，每年统计一次）；

9.4．学生人数统计表（分专业、年级、男、女等，从2001年起，每年统计一次）。

10．授课安排

10.1．各学期课表；

10.2．学生院级选修课程原始材料（长期保存）；

10.3．教师授课安排一览表（从2001年起）；

10.4．多媒体授课课程及统计表（含课程名、课件来源、授课教师、专业年级、人数、教室、必修课用多媒体授课占必修课比例、选修课用多媒体授课占选修课比例等，从2001年起，每年统计一次）；

10.5．学院开设校、院级选修课一览表（含课程名、授课教师名、选修学生人数、开出时间、学时等，从2001年起，每年统计一次）；

10.6．学院开设各类讲座一览表（从2001年起，每年统计一次）；

10.7．实践性课程一览表（从2001年起，每年统计一次）。

11．教学成果及效果

11.1．学院、教研室等集体获奖材料（长期保存）；

11.2．教师获奖（荣誉）统计（校级以上）及材料（按不同类别、级别分开统计，长期保存）；

11.3．科研或教学立项课题一览表（按不同类别分开统计，从1998年起，每年统计一次）；

11.4．教师发表论文一览表（从1998年起，每年统计一次）；

11.5．教师正式出版教材一览表（从1998年起，每年统计一次）；

11.6．学生各学期成绩表（长期保存）；

11.7．学生四、六级通过率统计表（分专业，从2001年起，每年统计一次）；

11.8．学生计算机等级通过率统计表（分专业，从2001年起，每年统计一次）；

11.9．学生毕业率、学位授予率统计表（分专业，从2001年起，每年统计一次）；

11.10．学生体育合格率统计表（分专业，从2001年起，每年统计一次）；

11.11．学生考研情况统计表（报考率、录取率，从2001年起，每年统计一次）；

11.12．学生获校级以上优秀毕业设计（论文）一览表（从2001届起）；

11.13．获校级以上各类竞赛奖一览表（按校级、省部级、国家级分类统计，从2001年起，每年统计一次）；

11.14．学生发表论文一览表（从2001年起，每年统计一次）；

11.15．学生实践、创新能力效果统计表（从2001年起，每年统计一次）；

11.16．对毕业生等人才培养质量的社会评价材料（长期保存）。

12．教材

12.1．教师使用教材情况一览表（从2001年起，每年统计一次）；

12.2．“九五”、“十五”教材规划与立项材料；

12.3．选用获奖教材、国家级重点及省部级以上规划教材一览表（从2001年起，每年统计一次，统计中应包含有使用以上几种教材占所有教材的比例等数据）；

12.4．选用英文原版教材一览表（从2001年起，每年统计一次）；

12.5．选用近三年出版的教材统计表；

12.6．学生征订教材记录表（长期保存）。

13．学籍及学籍异动

13.1．规章制度（长期保存）；

13.2．学生入学基本情况材料（长期保存）；

13.3．学生学籍异动记录（长期保存）；

13.4．学生奖惩记录（长期保存）。

14．教师工作情况

14.1．工作量记录（从2001年起，每年统计一次）；

14.2．教师考勤记录（从2001年起）；

14.3．教师奖惩记录（长期保存）。